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BTV-Topthema: Eigene Arbeitsprozesse im Fokus

20.08.2022

Das Thema „Digitalisierung“ beschäftigt Privatpersonen genauso wie Tennisvereine. Ob ein Online-Platzbuchungssystem, eine Vereinsverwaltungssoftware oder andere digitale Tools für Mitglieder und Vereinsfunktionäre – die Möglichkeiten in der digitalen Welt sind auch für Tennisclubs sehr vielfältig. Doch welche Werkzeuge sind für meinen Verein die richtigen? Wie wähle ich sie aus? Simon Papendorf, Geschäftsführer des Deutschen Tennis Bunds, spricht im Interview über die Digitalisierung im Tennis.

Herr Papendorf, seit der Corona-Pandemie rückt das Thema „Digitalisierung“ auch bei Sportverbänden und -vereinen zunehmend in den Fokus. Warum ist der Sport in Sachen Digitalisierung etwas langsamer als andere Wirtschaftszweige?
Ich weiß nicht, ob wir wirklich so hinterher hängen. Wir haben mit den 17 Landesverbänden und dem DTB 18 unabhängige Instanzen, die in Teilen unterschiedliche Schwerpunkte und Ausgangssituationen haben – und da sind wir angesichts der vielen Baustellen, die wir bearbeiten, finde ich, relativ flott. Wir haben das große Tennis-Portal mybigpoint, unsere nationale Tennis Datenbank und damit muss sich der Tennissport nicht verstecken.

Auch die Unternehmensgröße sollte Berücksichtigung finden und wenn wir das in Relation zu kleineren Unternehmen in anderen Wirtschaftszweigen setzen, sehe ich uns da nicht negativ. Denn letztlich ist es nicht die originäre Aufgabe von Sportverbänden, ein Digitalangebot zu schaffen.

Auf Vereinsebene gibt es allerdings nochmal andere Herausforderungen. Denn das, was geleistet werden muss, um einen Club digital aufzustellen, bedarf nochmals eine ganz andere Ausprägung des Ehrenamts. Ich ziehe vor jedem Club, der es geschafft hat, in Sachen Digitalisierung weiterzukommen, den Hut. Denn Digitalisierung ist wahnsinnig komplex und geht weit über die Pflege einer Homepage hinaus.

Daher gibt es hier durchaus eine Abstufung in der Digitalisierungsreife. Nehme ich das Thema Vereinsgröße dazu, verstärkt sich das. Je größer ein Verein ist, desto professioneller kann er aufgestellt sein. Je kleiner ein Verein ist, desto weniger Menschen gibt es, die sich damit auseinandersetzen können.

 

Wie sollten die Verantwortlichen in den Clubs auf dem Weg der Digitalisierung vorgehen? Welche Gedanken müssen sie sich machen und was sind die absoluten Must-haves?
Es ist wichtig, die eigenen Arbeitsprozesse in den Fokus zu nehmen. Wie erleichtere ich meinen Job? Wie kann ich den Job digitaler, papierloser machen? Mit welcher Ablage- oder Dokumentenstruktur arbeite ich, damit alle Verantwortlichen auf die Daten zugreifen können. Erstmal gibt es daher ein bisschen Arbeit für sich selbst.

Und dann kommt die Frage, was die Mitglieder erwarten. Das kennen wir alle aus der Verbandsarbeit: Wir machen vieles – oft unabhängig davon, ob der Gegenüber dies als relevant empfindet oder es konsumiert. Muss eine Homepage wirklich durchgängig bespielt werden oder reicht es vielleicht auch, einfach einen guten Google-Auftritt zu haben? Muss ich Newsletter verschicken oder wollen meine Mitglieder nicht lieber einfach einen Brief lesen?

Wir müssen alle mehr auf die Bedürfnisse achten und den Dialog suchen. Helfen kann hier der Blick auf Zahlen und Fakten, sich beispielsweise auf Zugriffszahlen zu konzentrieren. Wie viele Abrufe habe ich auf der Website? Muss ich den Instagram-Weg mitgehen? Mitschwimmen ist immer einfach. Zu wissen, welche Erwartungshaltung eigentlich besteht, sich auszukennen, wo es Unterstützung gibt, welche Systeme das Ehrenamt erleichtern – darauf kommt es auch an. Services zu schaffen, die Vereine unterstützen, die Mitglieder besser zu erreichen - das ist unsere Aufgabe. Auf dem Weg, der für den jeweiligen Club, geeignet ist.

 

Digitalisierung im Verein/Verband richtet sich nicht nur nach außen, sondern nimmt auch interne Prozesse in den Fokus. Wie lassen sich die unterschiedlichen Zielgruppen mit den verschiedenen Bedürfnissen unter einen Hut bringen?
Gute Frage. Der Aufwand, alle zu erreichen, ist natürlich schon größer, wenn ich auch in der Vereinsstruktur sehr divers unterwegs bin, und bedarf einer stärkeren Professionalisierung und mehr Hilfestellungen. Ganz häufig hakt es aber auch schon an Kleinigkeiten, das kennen wir alle: die richtige Bedienung der Office-Tools, Vorlagen für Serienbriefe, eine Excel-Tabelle richtig zu formatieren. Man muss sich Hilfe holen, das hilft oft bereits weiter.

Es ist eine Balance: Man wird nie alle erreichen. Es wird immer Menschen geben, die das Gefühl haben, nicht abgeholt zu werden. Aber es ist wichtig, die Zielgruppen zu verstehen und nicht auf Basis eines Gefühls Entscheidungen zu treffen.

 

Wird ein Verein/Verband ohne die richtigen Schritte in Sachen Digitalisierung auch morgen noch zukunftsfähig sein?
Nein, auch wenn es eine Frage der Ausprägung sein wird. Wir sind alle gewohnt, uns digital zu bewegen und auch die ältere Generation ist digital unterwegs und bucht beispielsweise den Tennisplatz online.

Mein Appell an die Vereine ist immer wieder der gleiche: Holt Hilfe, sucht den Austausch mit dem Landesverband, mit anderen Vereinen. Manchmal bedarf es keinem großen zeitlichen Invest, um Dinge voranzutreiben, wenn man an der richtigen Stellschraube dreht.

 

 


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