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Vereinskommunikation als Arbeitseinsatz im Verein

18.03.2022

Homepage, Instagram, Facebook – der TC Eggenstein nutzt viele verschiedene Kanäle, um seine Mitglieder und auch Außenstehende auf dem Laufenden zu halten. Damit die Kommunikation funktioniert, geht der Verein einen besonderen Weg: Mitglieder können hierfür Arbeitsstunden leisten. Christoph Ruhs, 2. Vorsitzender des TC Eggenstein, erläutert in einem Interview im Rahmen des BTV-Topthemas „Vereinskommunikation“ wie es dazu kam und gibt weitere Einblicke in die kommunikative Arbeit des Vereins.

 

Herr Ruhs, arbeiten Sie bzw. Ihre Vereine mit einer gezielten Kommunikationsstrategie? Wenn ja, wie sieht diese aus?
Christoph Ruhs, TC Eggenstein
: Eine gezielte Strategie im Sinne einer festgeschriebenen Vorgehensweise, um konkrete Ziele mit der Kommunikation zu erfüllen, gibt es bei uns nicht. Wir verwenden entsprechende Medien, um einerseits mit unseren Mitgliedern zu kommunizieren und ihnen Informationen über das Vereinsleben, sportlich sowie organisatorisch, zukommen zu lassen. Andererseits findet die Kommunikation zu „Außenstehenden“ statt. Hier werden auf indirekten Wegen, wie beispielsweise via Homepage oder Social Media, Informationen rund um den Verein nach außen getragen. Der zentrale Fokus liegt hierbei darauf, den TC Eggenstein bekannt und interessant zu machen. Da hier im Vorfeld nicht klar ist, auf welchem Weg potenzielle Interessenten erreicht werden können, sind wir hier auf einigen Plattformen vertreten. Selbstverständlich sind diese beiden Arten der Kommunikation nicht immer klar voneinander zu trennen.

Auf welche Kanäle setzen Sie in Ihrer Vereinskommunikation (bspw. Facebook, Instagram, Homepage, Vereinsmagazin, Newsletter, Vereinsverwaltungstool etc.)?
Der TC Eggenstein ist im Internet auf seiner eigenen Homepage www.tc-eggenstein.de zu finden. Hier gibt es Informationen rund um den Verein, das Vereinsleben, die Mannschaften und aktuelle Events sowie Spielberichte und Ankündigungen aller Art.
Zudem gibt es Auftritte bei Instagram und Facebook. Hier werden die Informationen eher blitzlichtartig in einer höheren Frequenz aber mit geringerem Umfang der Beiträge gepostet.
Ein klassisches lokales Medium, zu dem wir ebenfalls in regelmäßigen Abständen einen Beitrag leisten, ist das „Amtsblatt“. Diese Zeitschrift wird exklusiv in Eggenstein-Leopoldshafen ausgegeben und bietet die Möglichkeit der kostenlosen Verbreitung von Vereinsnews per Wurfsendung.
Ein Vereinsmagazin und Newsletter gibt es nicht. Eine direkte Kommunikation mit den Mitgliedern erfolgt in der Regel per E-Mail. Diese erfolgt aber bedarfsgesteuert und nicht zu vorab festgelegten Zeitpunkten.

Wo sehen Sie die größten Herausforderungen in der Kommunikation mit Ihren Vereinsmitgliedern?
Eine Herausforderung bei der Kommunikation ist sicherlich, dass sie idealerweise alle Altersgruppen gleichermaßen erreichen sollte. Die direkte Kommunikation mit unseren Mitgliedern via E-Mail funktioniert sehr gut. Es gibt nur eine Handvoll, die noch über keine E-Mailadresse verfügen. Hier ist eher entscheidet, dass die E-Mails die Informationen in komprimierter Form bereitstellen, dass die Inhalte auch in Gänze gelesen werden. Bei den sonstigen Medien ist das etwas schwieriger. Während die jüngere Generation in den sozialen Netzwerken sehr aktiv und fast ausschließlich digital unterwegs ist, sind ältere Mitglieder oder Vereinsfreunde eher klassisch über Homepage oder sogar Printmedien zu erreichen. Hier ist es eine Herausforderung, alle Medien gleichermaßen zu bedienen und das in der für den entsprechenden Kanal geeigneten Form. Die Spanne kann von ganzen ausformulierten seriösen Artikeln bis hin zu einzelnen Hashtags in Kombination mit lustigen animierten GIFs reichen.
Eine weitere Herausforderung bei den sozialen Netzwerken ist, dass man als Verein gesehen wird bzw. dass der entsprechende Kanal von möglichst vielen Usern abonniert wird. So ein Account ist kein Selbstläufer und muss regelmäßig gepflegt werden. Da Tennis nun mal ein saisonaler Sport ist, bzw. im Winter lange nicht so viel los ist wie im Sommer, fehlt hier manchmal die Substanz für neue Beiträge.
Zudem lebt Social Media von bunten Bildern, die als Eye-Catcher wirken. Sobald hierauf Menschen zu sehen sind, ist das immer ein datenschutzrechtliches Thema. Hier ist immer das Einverständnis des oder der Abgebildeten erforderlich.
Zu guter Letzt ist es mit der Vereinskommunikation und der Bedienung der einzelnen Kanäle wie mit allem in einem Verein, der von dem Einsatz ehrenamtlicher Mitglieder lebt. Es muss sich jemand bereit erklären, sich der Sache anzunehmen und die Aufgabe gewissenhaft zu bearbeiten.

Wie versuchen Sie, diese Herausforderungen zu meistern?
Bei den Nachrichten an unsere Mitglieder versuchen wir, nicht bei jedem kleinen Thema eine separate E-Mail zu senden. Hier werden die Informationen gesammelt und dann in gewissen Abständen und in kondensierter Form verschickt. So werden die Mitglieder nicht mit Vereinsmitteilungen überladen und verlieren auch nicht die Lust, diese zu lesen.
Dass verschiedene Altersgruppen vorwiegend andere Informationskanäle nutzen, kann man nicht beeinflussen. Hier ist unsere Erfahrung: Je andersartiger die Medien sind, desto mehr Zielgruppen werden angesprochen. Wir versuchen digital wie auch analog möglichst umfassend und vor allem regelmäßig zu informieren, um möglichst viele Interessenten zu erreichen.
Um im sozialen Netzwerk gesehen zu werden und letztendlich „vernetzt“ zu sein, hat man als Verein auch selbst in der Hand. Unsere Erfahrung zeigt: „Abonnieren, um abonniert zu werden“ oder „Markieren, um auch markiert zu werden“. Wir Abonnieren gerne andere Tennisvereine, um dann von Ihnen wiederum abonniert zu werden. Bei Spielberichten werden auch immer die Gegnervereine markiert, sofern diese einen Account haben. Gemäß dem Motto: „Eine Hand wäscht die andere“ kommt dann auch etwas zurück. Gleiches gilt auch für bspw. TK-Turniere. In der Vergangenheit haben wir schon Anfragen von umliegenden Vereinen bekommen, deren Veranstaltungen auf unserem Account zu teilen.
Das Thema des Datenschutzes und die Verwendung von Bildmaterial wurde bspw. bei unserem letzten Turnier - dem „Waldhaus-Cup“ - so gelöst, dass wir bei der Anmeldung eine Einverständniserklärung von jedem Teilnehmer angefordert hatten. Fast alle Teilnehmer hatten dieser auch zugestimmt. Auf diese Weise war das Finden des passenden Bildmaterials kein Problem.
Das Schreiben von Artikeln und die Pflege von Social Media Accounts ist eine Dienstleistung für den Verein. Es kann eine Möglichkeit sein, jemanden für diese Tätigkeit zu finden, wenn diese auch so honoriert wird. In jedem Verein müssen von den Mitgliedern Arbeitsstunden geleistet werden. Bei uns gibt es bspw. Arbeitsstunden für die Betreuung unserer Social Media Accounts. Einige Leute wollen oder können keine Arbeitseinsätze mitmachen oder wollen sich ihre Arbeitsstunden frei einteilen. Für solche wäre das Posten von Nachrichten eine gute Möglichkeit.

Setzen Sie in Sachen Mitgliedergewinnung auf bestimmte Kommunikationsmaßnahmen bzw. -projekte, die hier erwähnenswert sind?
Wir haben für die Mitgliedergewinnung seit letztem Jahr ein neues Format, das notgedrungen aufgrund der Corona-Einschränkungen entstanden ist. Zuvor hatten wir immer den klassischen DST als Tag der offenen Tür durchgeführt. Im letzten Jahr wurde dieser in eine persönliche Veranstaltung umgewandelt. In definierten Zeit-Slots luden wir vorangemeldete interessierte Besucher zu uns auf die Anlage eine. In einem individuellen Gespräch konnten sie dann den Verein kennenlernen und in einer ersten kleinen Trainingsstunde gefallen am Tennissport finden. Für den Tag und die gezielte Anmeldung hatten wir zuvor in allen oben genannten Kanälen die Werbetrommel gerührt. Zusätzlich wurde eine Flyer-Aktion durchgeführt. Im Nachgang war diese Vorgehensweise ein voller Erfolg mit zahlreichen Neumitgliedern. Zunächst wurde über die Medien das Interesse geweckt, dann mit einem persönlichen Gespräch die Besucher davon überzeugt, dem Verein beizutreten.

Viele Vereine sind aktuell noch gar nicht oder nur sehr zurückhaltend auf Social Media unterwegs, Sie sind hier dagegen bereits recht aktiv. Wie kommt das?
Die Pflege der Social Media Accounts macht Arbeit und der Verein hat erst einmal keinen unmittelbaren bzw. messbaren Nutzen davon. Da das ehrenamtliche Engagement oft knapp ist, ist es nur verständlich, dass dieses Thema nicht an erster Stelle steht. Es ist vor allem dann schwer, wenn noch keine Plattform und eventuell Vorwissen besteht. Bei uns profitiert der Verein davon, dass wir für unsere Accounts stets engagierte Betreuer hatten, die selbst Gefallen an der Tätigkeit und den Verein voranzubringen gefunden haben.

Haben Sie abschließend weitere Tipps oder Anmerkungen zum Thema Vereinskommunikation?
Gerade in der jetzigen Zeit und trotz der rasch voranschreitenden Digitalisierung ist das persönliche Treffen nicht zu ersetzen. Die neuen Medien können unterstützend wirken und Interesse wecken. Die eigentliche Kommunikation sollte aber immer noch auf den Terrassen unserer Clubheime stattfinden.

 


Vereinssteckbrief

Vereinsname: TC Eggenstein

Gründungsjahr: 1970

Bezirk: Mittelbaden

Mitgliederanzahl: 246

Anzahl Plätze / Sportstätten: 8 Sandplätze


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